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事例で理解! ITツール導入で実現する業務効率化

近年、中小企業に共通する課題は売上拡大と人手不足の解消ですが、実はこれらの課題解決にIT補助金を活用することができます。今回は、補助金申請に詳しい株式会社ライトアップ執行役員の杉山宏樹さんに、実際にIT補助金で導入したツールを使って業務を効率化した事例をご紹介いただきました。

取材にご協力いただきました
杉山宏樹(すぎやま ひろき)さん

株式会社ライトアップ執行役員。「全国、全ての中小企業を黒字にする」ことを目指し、経営支援サービスの「Jエンジン」、Jバリューアップ社員研修サービス、ネット事業進出支援サービスの「JDネット」、メルマガ編集代行サービスの「メールクリエイト」、経営者育成研修の「MG研修」等を展開。全国で開催する経営者向け勉強会には年間2万社が参加している。

ECサイト新設で売上拡大を狙うラーメン店

杉山さんの知る新潟県のラーメン店は、2店舗を5名の従業員で運営しています。売上を増やしたいものの、これ以上の新規出店は店舗と人手という固定費を増やすことでもあるため、それ以外の方法を探していました。
そこで目をつけたのが、人手や店舗を増やすことなく収益を上げられるEC(ネット通販)サイトシステムの導入です。それまでやったことのない新規事業で100万円ほどかかりましたが、補助金を使うと自己負担が半額で済むことから、ぐっと挑戦しやすくなったと言います。現在はサイトが立ち上がり運用が始まったばかりで、今後の売上に期待しているとのこと。
この事例に限らず、美容や飲食業界ではECサイト用のシステムがよく利用されているそうです。

RPAで事務作業を効率化した不動産紹介店

他にも注目されているのがRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)です。これは一定のルールにしたがって繰り返す単純な作業を自動化するツールで、人手不足の解消に期待されています。
たとえば杉山さんの知る不動産紹介店では、事務員がREINS(不動産流通標準情報システム)から物件情報を集め、加工し、各支店に共有するという作業に毎週5時間ほど費やされていました。これを自動化したことで、事務員の作業は毎日5分程度までに短縮され、残業時間を減らすことに成功したそうです。
このツールは他にも飲食店でのお品書き作成などにも活用されており、価格帯としては100~150万円程度のものがよく利用されているようです。

今後は労務管理ツールにも注目

2020年から未払い残業代請求の基準が厳しくなるのを受けて、いま企業では労務管理の強化が急務となっています。
これを受けて、IT補助金を活用して勤怠管理ソフトや労務管理系ツールを入れるところが増えてきていると杉山さんは指摘します。特に、出退勤時間を細かく記録せず、〇×だけで出勤状況を把握しているような企業はこれを機に電子化するのがおすすめです。
このほかにもIT補助金は「生産性を上げる」ツール導入に幅広く対応しています。「飲食店 ITツール IT補助金」などで検索するとベンダーが色々出てきますので、今のうちから事例やツールの情報収集を始めておきましょう。

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Yuna Park(ユナ・パク)
この記事は私が書きました
Yuna Park(ユナ・パク)さん

教材・結婚情報誌の編集・企画業務を経て、サンフランシスコのUXデザインコンサルティング会社で社内外のコンテンツマーケティングの統括責任者を務めた経歴を持つ。現在は独立しライター・マーケティングコンサルタントとして活動中。

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