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いきなりIT導入は黄色信号?
勤怠管理ツール導入前に知っておくべきこと

働き方改革への注目度の高まりとともに、勤怠管理ツールへの注目度が高まっています。しかし、よく考えずに導入すると現場の混乱を招きかねません。
今回は、勤怠管理ツールを導入する前に知っておくべきポイントを解説します。

勤怠管理ツール導入の最初の一歩は現状把握

一口に勤怠管理ツールと言っても、様々なツールが登場しており、ただ導入したからといって効果があるとは言いきれません。会社の就業規則や労働条件を正しく反映できる勤怠管理ツールを選定する必要があるからです。

例えば、残業抑制目標がある場合は、残業を規制する機能が重要になります。外出先からもWEB打刻を促すなど、最適な打刻方法を選択する必要があるかもしれません。

重要なことは、まずは現状の業務内容や問題点を正しく把握すること。現状把握なくして効果の高い勤怠管理ツールの導入はできません。

勤怠管理ツールと連携させる既存システムを把握する

ほとんどの場合、勤怠管理ツールは給与計算システムと連携させる必要があるでしょう。遅刻や欠勤、残業の有無を給与支給額に反映させなければならないためです。

人事システムも勤怠管理システムと連携することで、勤務実績を人事考課に活用できます。人事部門が主な業務とする給与・勤怠・人事といった機能は、単独で動作するのではなく互いに連携させる必要があります。

すでに給与計算システムや人事システムを導入しているのであれば、当然そうした既存のシステムと連携可能な勤怠管理ツールを選定しなくてはなりません。

働き方改革を実現できる勤怠管理ツールの導入へ

勤怠管理ツールは、働き方改革と密接に関係しています。勤怠管理ツールによって従業員の働き方を調整できるからです。その代表的な機能は残業抑制です。残業の事前申請や所定の残業時間を超えた場合のアラート機能など、多くの勤怠管理ツールは残業抑制機能を提供しています。

その他にも、有給休暇の取得を後押しする機能を提供する勤怠管理ツールもあります。ワークフローにより有給休暇の取得をしやすくし、有給取得を促す画面を表示することなども可能です。

勤怠管理ツール導入前に中期・長期目標を立てることが重要

勤怠管理ツールの最終的な目的は、働き方改革を促し「会社の生産性を向上させ、社員の満足度を上げること」にあると言えるでしょう。その目的を達成するためには、「中期目標・長期目標を立てること」が重要です。

冒頭に挙げた現状把握を正しく行ったうえで、「いつまでに」「何を」「どのように」改善するのかを決めましょう。
例えば、「残業代の支払いが正しくできていない」という課題に対しては「実態に合わせて適切な残業代を支払う」という長期目標を設定し、そのために「半年後には紙のタイムカードからスマートフォンアプリでの打刻を浸透させる」「1年後には正しい残業時間データを収集する」といった中期目標を設定し、その目標を達成するのに最適なツールを選ぶとしたら何か? という目線で利用するツールを選びましょう。

働き方改革の実現度合いが従業員の定着率につながり、企業の競争力強化を決める重要な要素となってきました。そのために、勤怠管理ツールが果たす役割は決して小さくありません。正しい手順で効果の高い勤怠管理ツールを導入してください。

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香川 大輔(かがわ だいすけ)
この記事は私が書きました
香川 大輔(かがわ だいすけ)さん

1974年大阪府生まれ。2015年4月中小企業診断士登録。製薬会社の医薬品分析やベンチャー企業での勤務を経て、ITベンダーで提案型のシステム営業として勤務、数多くのシステム提案実績を持つ。現在は企業内診断士として、地域に根差した経営支援や執筆活動、セミナー講師の他、アナリストとして企業レポートの分析や執筆も行っている。

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