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社長も従業員も笑顔になれる、
魔法の節税「出張旅費規程」とは?

休日の旅行は楽しいですが、出張はたとえ日帰りでも疲れるものでしょう。せっかく遠出しても、仕事だと楽しむことは難しいですよね。でもそんな出張には、うれしい節税手段があります。この機会に出張に関する会社の規程から見直してみませんか?

出張旅費規程は、出張手当を経費として認めてもらうために必要

出張旅費規程とは、法人の会社のみが作成できる会社の出張に関する規程を記載しているもので、節税効果があります。出張は泊まりだけではありません。日帰りで得意先に行くことも出張です。少しでも遠方に行くことがあるのであれば、出張旅費規程の作成だけでも検討してみましょう。

出張旅費規程に含まれる経費としては、タクシー代、電車代、バス代、宿泊費などです。出張手当も経費として計上できます。ただし、出張手当が経費として認められるには出張旅費規程を作成しておくことが大前提です。

出張旅費規程の作成手順

1. ルールを決める

まずは会社として就業規則を定義し、「この規程は何のためのルールなのか」を決めます。

2. 対象者を決める

出張旅費規程は全社員が対象です。正社員以外の人が出張することが予想される場合は、それも明記する必要があります。

3. 出張の定義を決める

一般的には移動距離で「出張」かどうかを定義します。この定義に加えて、転勤の際にかかった「転勤旅費」を含めている場合もあります。

4. 費用項目を設定する

旅費の種類とその内容について設定します。「旅費」は移動交通費だけでなく、その出張内で発生した宿泊費、昼食などの飲食費、ガソリン代、出張手当(日当)なども含まれます。

5. 社内で有効にするための手続きをする

会社が制定した出張旅費規程を実際に社内で有効にするために、出張申請や旅費の精算など、必要となる手続きを明確にします。

インターネットで「出張旅費規程 見本」と検索するとサンプルが見つかるので、参考にしながら作成してみましょう。

出張旅費規程のメリット・デメリット

【メリット】

  • 法人税・所得税ともに節税可能

出張旅費規程を作れば、出張手当が認められます。会社は出張手当を支払うことで法人税の節税に、受け取った社員側の出張手当は非課税ですので所得税の節税になります。

  • 事務や経理の負担削減

規程を作ることで、宿泊費は1日1万円など一律の経費支払いなどが可能になり、事務負担の軽減につながります。

  • 会社のルールが明確化

あいまいになりがちな出張が、ルールを作ることで明確になります。

【デメリット】

  • 会社の規模によっては経費増加

税法上、全社員に適用させる必要があるため、規模が大きい会社は経費増加となる場合もあります。

  • 出張旅費規程を作る手間がかかる

一度も作ったことがない場合、作成に時間が取られるでしょう。

  • 出張に行くと、必ず報告書が必要

出張旅費規程では、必ず報告書を作成しなければなりません。いつ、どこへ、何をしに行ったかなどを書く必要があり、手間がかかります。

出張旅費規程を作るときに気を付けるべき5つのこと

出張旅費規程は、税務調査で否認されることもあります。そのため、次の5つのことに気を付ける必要があります。

  • 大きすぎない金額設定

出張旅費規程の出張手当などの金額が大きすぎると税務調査で否認される可能性があります。目安として、日当は5,000円、宿泊費は1万円前後が無難でしょう。

  • 全社員に通知

代表者含む全社員に通知しましょう。一部の人だけに知らせることは認められていません。

  • 規程は細かく作成

出張規程は極力細かく作りましょう。距離別、日数別、役職別に金額設定などを記載すべきです。

  • 出張報告書のひな形作成

出張報告書のひな形も作成すべきです。毎回様式が違うと従業員も混乱します。

出張旅費規程を作成するのは手間がかかりますが、導入すれば会社にとっても社員にとってもポジティブに働ける可能性があります。自社の規模や移動にかかっている費用を見直し、ぜひ導入を検討されてはいかがでしょうか。

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山本勧(やまもと すすむ)
この記事は私が書きました
山本 勧(やまもと すすむ)さん

不動産会社に5年勤務後、会計事務所に勤める。現在は独立し、フリーライターとして活躍。主に不動産関係やお金についての記事をメインで執筆。

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